Тайм-менеджмент — делаем рабочее время эффективным

Эффективное управление временем во многом зависит от оптимального его использования в последовательном стремлении к цели. Целью может быть выполнение конкретной задачи, длительная деятельность или полноценный отдых. Искусство грамотного управления своевременным выполнением задач — это не дар, с которым человек рождается, это умение, которое можно развить. Изучите методы эффективного тайм-менеджмента.

Кстати грамотное планирование может помочь в такой отрасли, как продвижение сайтов в топ поисковых систем. В этой студии https://продвигаем-сайты.рф мы рекомендуем заказывать любые услуги по раскрутке сайта в ТОП.

Обычно процесс планирования состоит из следующих элементов:

1. анализ использования времени;
2. постановка целей;
3. планирование;
4. принятие решений (приоритетов);
5. реализация и организация;
6. контроль.

Тайм-менеджмент — анализ

Отправной точкой для управления временем по отношению к работе является анализ. Тщательное изучение преимуществ, недостатков и ошибок, удлиняющих работу, можно провести с помощью SWOT-анализа. Подготовленная таким образом таблица факторов помогает принять наиболее благоприятные решения относительно дальнейших действий:

Внешние факторы:

  • Возможности — вне человека, не его. Это события, явления, которые личность не ожидает, могут помочь в развитии.
  • Угрозы — они вне человека, не его собственность. Это те события, явления, которых ожидает индивид, которые могут помешать его профессиональному развитию.

Внутренние факторы:

  • Сильные стороны — качества, способности, навыки, которыми обладает человек. Они приносят пользу человеку. Сильные стороны – это еще и те качества, которые человек не принимает, хотя окружающие восхищаются ими.
  • Слабые стороны — поведение, привычки, которые мешают эффективным действиям и оказывают влияние на личность. Важно не упускать отзывы других.

После анализа факторов, влияющих на время и качество работы, следует изучить использованное время. Есть два способа провести значимую оценку использования времени:

  • бюджет времени – заключается в записи каждые 15 минут в течение нескольких дней того, что делается в данное время, а затем анализе записанной деятельности. Это достаточно трудоемкий метод, требующий большой настойчивости и самодисциплины. Благодаря составлению бюджета времени вы можете сами увидеть, что происходит со временем, как оно используется.
  • анализ «воров времени» — заключается в создании перечня внешних и внутренних факторов, снижающих эффективность и удлиняющих время выполнения поставленных задач. Стоит помнить, что часто причина напрасной траты времени кроется внутри самого человека, а не вне его. Поэтому при составлении такого списка целесообразно также оценивать собственное поведение.

Наиболее распространенными пожирателями времени являются:

  • неправильная система хранения документов;
  • отвлечение внимания, шум;
  • незваные гости;
  • отсутствие мотивации, безразличное отношение к работе;
  • неточная коммуникация или ее отсутствие;
  • стремление сделать все сразу;
  • перерывы для незапланированных телефонных звонков;
  • слишком обширное общение;
  • недостаточная координация работы команды;
  • нет приоритетов;
  • недостаточное делегирование задач;
  • отсутствие самодисциплины;
  • личная неорганизованность;
  • время ожидания (например, встречи);
  • неумение сказать «нет»;
  • недостаточный контроль делегированных задач;
  • неполная, поздняя информация;
  • неспособность завершить дела;
  • длительные встречи;
  • откладывание работы на потом;
  • готовность знать обо всем;
  • спешка, нетерпение.