Почему Управление проектами важно для вашей организации?

Что, если бы все проекты обрабатывались на лету? Никаких планов, никакой организации, ничего из этого. Мы просто информируем команду о том, что нужно сделать, и они сразу же приступают к делу.

К сожалению, большинство проектов являются сложными и многогранными, требующими тщательного планирования, организации и мониторинга.

Только благодаря структурированному подходу, вспомогательным процессам и четко определенным ролям и обязанностям руководителей проектов они могут добиться выдающихся результатов, оставаясь в рамках ограничений проекта. Однако, несмотря на мировое признание и очевидные преимущества системы управления проектами, эта область остается недооцененной.

Согласно опросу Института управления проектами, только 58 % организаций осознают реальную важность управления проектами и то, как оно позволяет им эффективно решать проблемы, с которыми они сталкиваются. Аналогичным образом, доля компаний, которые повсеместно используют стандартизированные методы управления проектами, составляет всего 23 %.

Четкое понимание управления проектами и наличие эффективной системы управления проектами могут творить чудеса для вашей организации. Управление проектами важно, потому что оно не позволяет вашему проекту выходить за рамки. Помимо стимулирования производительности, повышения прозрачности проекта и предоставления четкого видения команде, эти 10 преимуществ управления проектами, перечисленных ниже, могут принести большие преимущества.

Преимущества системы управления проектами

1. Последовательная коммуникация:
Ни один план проекта не является полным без прочной коммуникационной структуры. Коммуникация в управлении проектами является чрезвычайно важным аспектом, который может оказать существенное влияние на производительность команды. Исследование проанализировало причины неудач проектов в финансовом секторе Великобритании и показало, что нарушение связи было основной причиной неудач для 57 % изученных проектов.

Руководители проектов должны обеспечить, чтобы вся команда разделяла коллективную конечную цель и работала вместе для ее достижения. Общая эффективность и производительность всей команды значительно повышаются, что приводит и к другим преимуществам.

2. Эффективное распределение ресурсов:
Самый большой ресурс, которым располагают руководители проектов, — это члены команды. Команда проекта состоит из людей с разным опытом работы и из разных отделов, и у них могут быть другие обязательства. Благодаря правильному планированию проекта вы можете гарантировать, что они будут доступны, когда это необходимо.

Аналогичным образом, другие ресурсы, такие как бюджет, инструменты, оборудование и другие, могут быть эффективно распределены, чтобы избежать задержек в ходе выполнения проекта. Правильно распределяя каждый ресурс в начале, вы также можете отслеживать более сложные этапы и соответственно готовиться.

Определив более разумное и эффективное направление, вы можете гарантировать, что каждая приоритетная задача оптимизирована таким образом, чтобы обеспечить максимальную производительность при наименьших затратах.

3. Более высокая производительность:
Область управления проектами взаимосвязана с производительностью. Благодаря правильному использованию ресурсов и наличию эффективной системы проектная группа может легко выполнить больше работы за меньшее время и повысить производительность.

4. Повышение удовлетворенности клиентов:
Удержание клиентов считается более важным, чем приобретение новых, и гарантированный способ сделать это — предложить беспрецедентные услуги. Эффективный набор операций, который фокусируется на качестве и эффективности, естественно, оставит клиентов удовлетворенными. Это означает, что в будущем они вернутся с большим бизнесом.

Довольный клиент также направит вашу организацию к другим потенциальным клиентам, что означает для вас бесплатный маркетинг. Это может быть чрезвычайно эффективной маркетинговой стратегией для бизнеса.

5. Большая гибкость:
По мере увеличения вашей клиентской базы ваша организация сможет получить больше капитала, который она сможет использовать для расширения бизнеса и найма новых талантов.

6. Более высокая толерантность к риску:
Правильное планирование означает, что вы готовы к потенциальным сценариям «что, если», которые могут произойти. Это означает, что вы в некоторой степени готовы к любым непредвиденным обстоятельствам, которые могут негативно повлиять на ваш проект.

7. Повышение морального духа:
Благодаря постоянному успеху и эффективной работе ваша команда обретает больше уверенности. Эффективные менеджеры проектов вдохновляют свою команду, стимулируя и регулярно вознаграждая лучших исполнителей, чтобы поддерживать мотивацию у всех.

8. Лучшее планирование
Эффективное планирование проекта с самого начала закладывает основу для успешного проекта. Управление проектом включает этап плана проекта, на котором вы можете четко определить

цели и задачи проекта, объем
проекта
и сроки реализации проекта.
Это удерживает вашу команду от замедления и позволяет избежать ненужной бюрократии.

Хотя может возникнуть соблазн сразу погрузиться в работу, управление проектами поможет вам в долгосрочной перспективе. Имея четкий план проекта, вы можете убедиться, что у вас есть согласие с требованиями клиента, собрать всех заинтересованных сторон проекта на одной странице и заранее отметить риски.

9. Контроль качества
Большинство руководителей проектов испытывают огромное давление, требующее завершения проекта в срок. Когда сроки срываются, графики проектов затягиваются, работа ускоряется, а углы срезаются, что приводит к некачественной работе.

Такие методологии, как Agile, обеспечивают качество и применимость поставляемого продукта, создавая отдельный этап для изучения и тестирования на каждом этапе. Правильное управление проектами также дает вам контроль над сроками и ресурсами.

10. Обучение путем ретроспективного анализа
Как руководитель проекта, вы не можете позволить себе дважды совершить одну и ту же ошибку. Это также ключ к тому, чтобы делать больше из того, что пошло правильно, и меньше из того, что пошло не так. И проекты генерируют огромное количество знаний.

Почти каждая методология управления проектами включает ретроспективный этап в конце проекта, чтобы облегчить это. Такие структуры, как Scrum, включают периодическую ретроспективу, чтобы вы могли извлечь уроки из того, что пошло не так на протяжении всего проекта.

Правильно записанная документация позволяет отслеживать все действия, позволяя команде извлекать уроки из успехов и неудач проекта. Знания, полученные в ходе проекта, могут быть применены ко всем будущим проектам. Это также отличный инструмент для оценки затрат и сроков проекта.