Неліктен жобаны басқару ұйымыңыз үшін маңызды?

Егер барлық жобалар жылдам өңделсе ше? Жоспарлар да, ұйым да жоқ, оның ешқайсысы да жоқ. Біз жай ғана командаға не істеу керектігі туралы хабарлаймыз және олар дереу іске кіріседі.

Өкінішке орай, жобалардың көпшілігі күрделі және көп қырлы, олар мұқият жоспарлауды, ұйымдастыруды және бақылауды қажет етеді.

Тек құрылымдық көзқарас, қолдау процестері және жоба менеджерлерінің нақты анықталған рөлдері мен жауапкершіліктері арқылы ғана олар жобаның шектеулері шегінде бола отырып, тамаша нәтижелерге қол жеткізе алады. Дегенмен, жобаны басқару жүйесінің бүкіл әлем мойындауына және айқын артықшылықтарына қарамастан, бұл сала әлі де бағаланбайды.

Жобаларды басқару институтының сауалнамасына сәйкес, ұйымдардың тек 58% ғана жобалық менеджменттің нақты маңыздылығын және олардың алдында тұрған мәселелерді тиімді шешуге мүмкіндік беретінін түсінеді. Дәл солай, жобаны басқарудың стандартталған тәжірибесін әлемдік деңгейде қолданатын компаниялардың үлесі небәрі 23% құрайды.

Жобаларды басқаруды жақсы түсіну және жобаны басқарудың тиімді жүйесі сіздің ұйымыңыз үшін кереметтер жасай алады. Жобаны басқару өте маңызды, себебі ол сіздің жобаңызды жоғарыдан өтуден сақтайды. Өнімділікті ынталандыру, жобаның ашықтығын арттыру және командаға нақты көзқарасты қамтамасыз етумен қатар, төменде көрсетілген жобаны басқарудың осы 10 артықшылығы үлкен пайда әкелуі мүмкін.

Жобаны басқару жүйесінің артықшылықтары

1. Сериялық байланыс:
Бірде-бір жоба жоспары берік байланыс құрылымынсыз аяқталмайды. Жобаны басқарудағы коммуникация — бұл команданың жұмысына айтарлықтай әсер ететін өте маңызды аспект. Зерттеу Ұлыбританияның қаржы секторындағы жобалардың сәтсіздікке ұшырау себептерін талдап, зерттелген жобалардың 57% үшін коммуникацияның бұзылуының негізгі себебі болып табылатынын анықтады.

Жоба менеджерлері бүкіл команданың ұжымдық түпкі мақсатты бөлісетінін және оған жету үшін бірге жұмыс істейтінін қамтамасыз етуі керек. Бүкіл команданың жалпы тиімділігі мен өнімділігі айтарлықтай жақсарды, бұл басқа артықшылықтарға әкеледі.

2. Ресурстарды тиімді бөлу:
Жоба менеджерлерінің ең үлкен ресурсы — топ мүшелері. Жоба командасы әр түрлі білімі мен бөлімдері бар адамдардан тұрады және олардың басқа да міндеттері болуы мүмкін. Тиісті жобаны жоспарлау арқылы олардың қажет болғанда қолжетімді болуын қамтамасыз ете аласыз.

Сол сияқты, бюджет, құралдар, жабдық және басқалар сияқты басқа ресурстарды жобаның орындалуындағы кідірістерді болдырмау үшін тиімді бөлуге болады. Әрбір ресурсты басында дұрыс бөлу арқылы сіз қиынырақ кезеңдерді қадағалап, соған сәйкес дайындала аласыз.

Ақылдырақ, тиімдірек бағытты орнату арқылы әрбір басым тапсырманың ең төмен бағамен ең жақсы өнімділікті қамтамасыз ету үшін оңтайландырылғанына көз жеткізуге болады.

3. Жоғары өнімділік:
Жобаны басқару саласы өнімділікпен өзара байланысты. Ресурстарды дұрыс пайдалану және тиімді жүйені қолдану арқылы жоба командасы аз уақытта көп жұмысты оңай орындап, өнімділікті арттыра алады.

4. Тұтынушылардың қанағаттануын арттыру:
Клиенттерді сақтау жаңа тұтынушыларды алудан маңыздырақ болып саналады және мұны істеудің кепілді жолы — теңдесі жоқ қызметтерді ұсыну. Сапа мен тиімділікке бағытталған тиімді операциялар кешені тұтынушыларды қанағаттандыратыны сөзсіз. Бұл олардың болашақта көбірек бизнеспен оралатынын білдіреді.

Қанағаттанған тұтынушы ұйымыңызды басқа әлеуетті тұтынушыларға да жібереді, бұл сіз үшін тегін маркетингті білдіреді. Бұл өте тиімді бизнес маркетинг стратегиясы болуы мүмкін.

5. Үлкен икемділік:
Клиенттер базасы ұлғайған сайын ұйымыңыз өз бизнесін кеңейту және жаңа таланттарды жалдау үшін пайдалана алатын көбірек капитал жасай алады.

6. Жоғары тәуекелге төзімділік:
Дұрыс жоспарлау сіз орын алуы мүмкін ықтимал «егер» сценарийлеріне дайын екеніңізді білдіреді. Бұл сіздің жобаңызға теріс әсер етуі мүмкін кез келген күтпеген жағдайға белгілі бір дәрежеде дайын екеніңізді білдіреді.

7. Моральды көтеру:
Үздіксіз табыс пен өнімділікпен сіздің командаңыздың сенімділігі артады. Тиімді жоба менеджерлері барлығын ынталандыру үшін үздік орындаушыларды ынталандыру және үнемі марапаттау арқылы өз командасын шабыттандырады.

8. Жақсырақ жоспарлау
Тиімді жобаны жоспарлау сәтті жобаның негізін басынан бастап қалайды. Жобаны басқару нақты анықтауға болатын жоба жоспарының кезеңін қамтиды

жобаның мақсаттары мен міндеттері, көлемі
жоба
және жобаның орындалу мерзімі.
Бұл сіздің командаңызды баяулатудан сақтайды және қажетсіз бюрократияны болдырмайды.

Жұмысқа тікелей кірісу қызықты болуы мүмкін, бірақ жобаны басқару сізге ұзақ мерзімді перспективада көмектеседі. Нақты жоба жоспарымен сіз клиенттің талаптарымен келіскеніңізге көз жеткізе аласыз, жобаның барлық мүдделі тараптарын бір бетте жинап, тәуекелдерді мерзімінен бұрын белгілей аласыз.

9. Сапаны бақылау
Көптеген жоба менеджерлері жобаны уақытында аяқтау үшін үлкен қысымға ұшырайды. Мерзімдерді өткізіп алған кезде, жобалық кестелер кешіктіріледі, жұмыс тездетіледі және бұрыштар кесіледі, нәтижесінде сапасыз жұмыстар жасалады.

Agile сияқты әдістемелер әрбір кезеңде оқыту және сынау үшін жеке кезеңді құру арқылы жеткізілетін өнімнің сапасы мен қолданылуын қамтамасыз етеді. Жобаны дұрыс басқару сонымен қатар мерзімдер мен ресурстарды бақылауға мүмкіндік береді.

10. Артынан көру арқылы білім алу
Жоба менеджері ретінде сіз бір қателікті екі рет қайталай алмайсыз. Бұл сондай-ақ ненің дұрыс болғанын көбірек, ал ненің дұрыс еместігін аз жасаудың кілті. Ал жобалар үлкен білім береді.

Жобаны басқарудың әрбір әдістемесі оны жеңілдету үшін жобаның соңында ретроспективті қадамды қамтиды. Scrum сияқты құрылымдар кезеңдік ретроспективаны қамтиды, осылайша сіз бүкіл жобада не болғанын біле аласыз.

Дұрыс жазылған құжаттама барлық әрекеттерді қадағалап отырады, бұл командаға жобаның жетістіктері мен сәтсіздіктерінен сабақ алуға мүмкіндік береді. Жоба барысында алынған білімді барлық болашақ жобаларға қолдануға болады. Бұл сонымен қатар жобаның құнын және мерзімдерін бағалаудың тамаша құралы.